Het real-time reflecteren is een krachtig instrument

Vier reflectiebegeleiders delen de bevindingen die ze tijdens de pilot hebben opgedaan. Ze zijn unaniem in hun oordeel over het vertrouwen van iedere deelnemende Raad van Toezicht. “Uitgenodigd worden voor de vergadering is al een good practice.”

De NVTZ heeft bij de opzet van de pilot ervoor gekozen om de vergadering als moment van reflectie op het eigen handelen van een Raad van Toezicht aan te wijzen. De reflectiebegeleiders, die de Raden van Toezicht hebben begeleid, signaleren dat dit een goede keuze is geweest. “De methode werkt”, aldus Theo Schraven. “Tot drie keer toe zijn we in de vergadering tot de conclusie gekomen dat een aantal cruciale zaken zonder de reflectie niet aan bod zou zijn gekomen. Dit onderscheidt het van de jaarlijkse evaluatie.” Juist het ter plekke, real-time, bijsturen is volgens Schraven de kracht van de methode. “Er is geen ontsnappingsmogelijkheid. Dat werkt heel goed.” Schraven ontvangt veel bijval uit de zaal.

Doorbreken

Ook reflectiebegeleider Nicole Hermans is positief over de opzet van de methode. “Het is een hele uitdaging een goede reflectiemethode te bedenken. Maar wel noodzakelijk. Een Raad van Toezicht zit zelf vaak té dicht op de materie. Het bleek heel lonend te zijn de leden een spiegel voor te houden: waarom doen jullie het altijd zo? De vanzelfsprekendheid wordt daarmee doorbroken. Het is wel zaak te onderzoeken hoe je het evaluatiemoment levendig houdt, dat het geen routine wordt.” Reflectiebegeleider Yvonne Salfischberger is zeer positief over de inzet van de Raden. “Uitgenodigd worden voor de vergaderingen is al een mooi voorbeeld van good practice. Het toont dat men zich lerend wil opstellen. We hebben veel vertrouwen gekregen.”

Interactie

Tot slot houdt reflectiebegeleider Bart de Lange een gedreven betoog hoe reflectie een Raad van Toezicht zijn werk nog beter laat doen. “Ik heb een enorme drive gezien bij de Raden om het goed te doen. Allen willen een Raad van Betekenis zijn. Om fris te blijven, om verwachtingen en aannames te managen, ligt er veel druk bij de voorzitters. De pilot van de NVTZ heeft zeker geholpen om dat aan het licht te brengen en de last beter te verdelen. Vergaderingen scherper te krijgen. Wij kwamen erop  uit dat de kernvraag moet zijn: wat legt de bestuurder ons nu eigenlijk voor? En vervolgens niet alleen aan de bestuurder vragen: Heb je hier wat aan? Maar ook dóórvragen: Wat dan!?” Zo ontstaat een levendige interactie tussen RvT en bestuurders.”